Nếu bạn cũng như tôi - một phụ nữ vừa làm việc văn phòng vừa phải chăm lo gia đình - việc sắp xếp thời gian là một thử thách không hề nhỏ. Đôi khi tôi dễ dàng quên mất mình đang làm gì, bỏ lỡ những deadline quan trọng, hoặc vô tình quên hẹn với con.
Vì vậy, tôi thường xuyên sử dụng các ứng dụng hỗ trợ cho "não cá vàng" của mình. Cho đến nay, Google Calendar vẫn là công cụ hiệu quả nhất giúp tôi quản lý thời gian một cách tối ưu.
Google Calendar là gì? Tại sao bạn cần nó?
Google Calendar là một công cụ tích hợp sẵn trong hệ thống Google. Nếu bạn sở hữu tài khoản Google, bạn có thể sử dụng Google Calendar hoàn toàn miễn phí.
Ban đầu, tôi thường chú trọng sử dụng các ứng dụng như Google Docs, Google Sheets, Google Photos và không mấy quan tâm đến Google Calendar. Nhưng khi bắt đầu trải nghiệm ứng dụng này, tôi mới thực sự khám phá ra những lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại:
- Hệ thống và sắp xếp danh sách công việc theo ngày, tuần, tháng một cách khoa học;
- Nhắc nhở tôi về các lịch quan trọng như lịch họp, lịch học của con, sinh nhật...;
- Tăng hiệu suất làm việc nhờ vào việc lập kế hoạch từ trước, giúp tôi dễ dàng bám sát tiến độ công việc;
- Dễ dàng chia sẻ lịch với người khác để cùng nhau quản lý tiến độ công việc.
Hướng dẫn cài đặt và cách sử dụng Google Calendar cho hiệu quả
Bạn có thể tải ứng dụng Google Calendar trên điện thoại hoặc trực tiếp trên máy tính. Sau đó, sử dụng tài khoản Google để đăng nhập.
Tips của tôi: nên sử dụng Google Calendar trên máy tính, sắp xếp bố trí công việc cho khoa học, rõ ràng. Google Calender trên điện thoại chỉ dùng để overview hoặc nhắc hẹn bạn.
Cách sử dụng
Bước 1: Thiết lập LỊCH CỦA TÔI
Trên tab công cụ bên trái của giao diện Google Calendar, bạn sẽ thấy các mục như: Gia đình, Sinh nhật, Công việc cần làm... Hãy điều chỉnh lại theo tên các loại công việc mà bạn cần theo dõi.
Danh mục của tôi bao gồm:
- Công việc công ty
- Con cái
- Sinh nhật
- Thể thao
- Việc cá nhân ...
Việc phân loại các đầu mục như vậy giúp bạn linh hoạt lựa chọn hiển thị một hoặc nhiều danh mục trên lịch. Ví dụ, nếu bạn muốn tập trung xem công việc của tháng này tại công ty, hãy chọn mục "Công việc" và tắt các mục còn lại. Như vậy, bạn sẽ không bị rối mắt khi nhìn lịch.
Ngoài ra, bạn nên gắn màu sắc cho từng loại công việc. Điều này giúp bạn dễ dàng nắm bắt khối lượng công việc của mỗi loại khi xem tổng quan theo tuần hoặc tháng. Lưu ý chọn các màu pastel để tránh gây mỏi mắt.
Bạn có thể xem gợi ý các bảng màu ở Color Hunt để tạo ra một giao diện tổ chức công việc hiệu quả hơn.o diện Google Calendar đẹp mắt, dễ nhìn.
Bước 2: Tạo sự kiện & công việc
Sau khi đã thiết lập các danh mục, hãy bắt đầu nhập thông tin cho các công việc hoặc sự kiện sắp tới.
Bạn chỉ cần nhấn vào dấu "+" ở góc trên cùng bên trái để bắt đầu nhập thông tin. Giao diện của Google rất đơn giản và dễ sử dụng, nên bạn sẽ dễ dàng thực hiện bước này.
Bước 3: Theo dõi và điều chỉnh
Vào cuối mỗi ngày, hãy xem lại và đánh dấu mục "Đã hoàn thành" cho những nhiệm vụ đã thực hiện xong. Đối với những công việc còn đang tiến hành, hãy ghi chú lại tiến độ công việc hiện tại. Vào sáng hôm sau, bạn chỉ cần xem lại danh sách các công việc còn tồn đọng, kiểm tra tiến độ và sắp xếp lại thứ tự xử lý cho ngày mới.
Các tips sử dụng sao cho hiệu quả
Lên lịch công việc ngay lập tức
Bất kỳ khi nào có nhiệm vụ mới, tôi lập tức truy cập Google Calendar và lựa chọn thời gian cụ thể để giải quyết công việc đó. Bạn nên xác định một khoảng thời gian để tạo động lực hoàn thành. Bí quyết này tôi tìm thấy trong cuốn sách "Động lực nội tại" của tác giả Stefan Falk.
Việc lên lịch thời gian chính xác giúp ta cảm thấy kiểm soát được thời gian và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả hơn. Nếu công việc chưa hoàn thành, nó sẽ chuyển sang ngày hôm sau cho đến khi bạn đánh dấu là đã hoàn tất.
Đặt nhắc nhở thông minh
Đối với các cuộc họp và giờ đón các con, tôi sẽ đặt lịch thông báo trước từ 5 đến 10 phút để có thời gian thu xếp công việc và tránh bị muộn hẹn.
Đối với những công việc lặp lại, tôi sẽ sử dụng chức năng "Lặp lại" để hệ thống tự động nhắc hẹn tôi vào lịch tiếp theo
Đặt lịch hẹn từ Gmail
Khi sử dụng Gmail, việc thêm lịch hẹn vào Google Calendar rất thuận tiện. Ví dụ, với các email thông báo chuyến bay, tôi chỉ cần nhấn nút "Tạo nhắc hẹn trên Google Calendar" ngay trong giao diện Gmail.
Đặt lịch từ AI Gemini
Với Gemini, bạn có thể dễ dàng yêu cầu trợ lý AI lưu lịch hẹn vào Google Calendar ngay lập tức mà không cần mở ứng dụng Google Calendar.
Dành 10 phút mỗi sáng để sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên
Vào đầu mỗi ngày, tôi mở Google Calendar để xem xét và sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên.
Khi kết thúc ngày làm việc, tôi lại kiểm tra lại danh sách một lần nữa, và cảm thấy hài lòng với những nỗ lực đã thực hiện.
Kết
Tôi đã từng có những ngày đi làm mà không theo lịch trình rõ ràng. Tôi chỉ làm việc khi nhớ ra việc gì đó, hoặc khi có việc mới đến thì mới bắt tay vào làm, mà không cân nhắc đến sự quan trọng hay tính khẩn cấp của nó.
Từ khi sử dụng Google Calendar, tôi cảm thấy năng suất của mình tăng lên đáng kể. Cuối ngày, tôi rất hài lòng khi nhìn vào danh sách những việc đã hoàn thành. Cảm giác thành tựu cũng tăng lên rõ rệt.
Bạn hãy thử khám phá Google Calendar tại: calendar.google.com và cho tôi biết kết quả nhé.!
